Nyt ehkä näkökulmana enemmänkin jäsennellä  kirjoittamalla omia ajatuksiani tästä opiskelusta ja esimiestyöstä.
 

Ihanaa kesää kaikille!

Laura

Nyt pandemia aikana kasvokkainen viestintä on muuttunut virtuaaliseksi, kun etätyö on muuttunut tavanomaiseksi. Itsestäni ajoittain tuntuu, että vuorovaikutus vähenee. Virtuaaliset tapaamiset muuttuvat helposti vetäjän yksinpuheluiksi ja osallistujat passiivisiksi. Tilaisuuden vetäjä on harmissaan, kun ei saa ihmisiä osallistumaan. Riskinä on myös osallistujien keskittymisen herpaantuminen, jos tapahtumassa on tylsää ja kun kamerat ovat poissa päältä voi palaverin aikana tehdä monta muuta asiaa, kuten tarkastaa ja hyväksyä laskuja tai vastailla sähköposteihin.

Kameroiden käyttö etätapaamisissa helpottaa osallistujien tunnistamisessa ja lisää läsnäoloa ja osallistumisaktiivisuutta. Toimiva keino saada tietää osallistujat on tehdä lyhyt esittäytymiskierros kokouksen aluksi, niin kaikki tietävät ketkä kokouksessa ovat paikalla. Lyhyt esittäytyminen yleensä lieventää myös jännitystä.

Osa osallistujista jättäytyy taka-alalle tai voi tuntea, ettei heitä kuulla. Myös etätapaamisissa on tärkeää kuulla kaikkia ja kysyä osallistujien mielipiteitä. Myös chat-keskustelua voi hyödyntää osallistamiseen ja pyytää mielipiteitä sitä kautta.

Liian pitkät kokoukset käyvät puuduttaviksi. Pidä siis kokoukset lyhyinä, tehokkaina ja aktiivisina.
Ja tietysti ennen lopettamista, kysy kokoukseen osallistujilta onko ihmisillä vielä jotain muuta aiheeseen liittyvää mielessä ja varmista, että kaikki tietävät mitä seuraavaksi tapahtuu. 

Nyt kuntavaalisen lähestyessä hän on jakanut myös Tehyn vaaleihin ja kuntavaaleihin liittyviä asioita, joissa näkyy selkeästi hänen ajamansa asiat.

Toinen seurattava henkilö on Suomen lääkäriliiton toiminnanjohtaja Kati Myllymäki. Hän on aikaisemmin työskennellyt mm. Suomen Lääkäriliiton puheenjohtajana, sosiaali- ja terveysministeriössä lääkintöneuvoksena, Kouvolan kaupungin terveysjohtajanaja myöhemmin Etelä-Savon ja Essoten johtajaylilääkärinä ja Häntä seurasin Twitterissä ja blogikirjoituksista. Facebookin puolella hän jakaa myös, mutta on selkeästi aktiivisempi Twitterissä, jonka vuoksi seuranta tapahtui Twitterissä.

Myllymäki on koulutukseltaan lääketieteen lisensiaatti ja yleislääketieteen erikoislääkäri. Hän on aktiivinen järjestötoimija ja ollut mm. Maailman lääkäriliiton presidentti ja Nuori Lääkäri -lehden päätoimittaja.

Twitterissä Myllymäki on aktiivinen ja jakaa selkeästi lääkärien ja terveydenhuollon toimintaan liittyvää materiaalia kuten terveyskeskusten rekrytointiongelmaan liittyvää asiaa ja tietysti koronapandemiaan. Toki muutama twiittaus löytyy lumitöistäkin ja suksien laitosta kesäteloille. Blogissa Myllymäki kirjoittaa mm. pandemia rokotuksista, sote-uudistuksesta ja siihen liittyvästä hoitotakuusta, seksuaalikasvatuksesta ja muista terveydenhuoltoon ja lääkärityöhön liittyvistä aiheista.

Hän antaa itsestään kuvan, että hän välittää siitä mitä terveydenhuollossa ja lääkäreillä menee. Toisaalta hän ei anna niin tiukkaa ja hyökkäävää kuvaa kuten esimerkiksi Millariikka Rytkönen. Toisaalta blogikirjoituksista välittyy selkeästi asiantuntijuus aiheesta.  Tämän voi tietysti selittää ero toimenkuvissa, sillä Rytkönen on ammattijärjestössä ja edunvalvonnassa asiantuntijana ja toisaalta Myllymäki lääkäriliiton toiminnanjohtaja ja asiantuntija, ei niinkään edunvalvoja.
 

Vaikka esimies sosiaalisessa mediassa kurssi on päättymäisillään, jatkan varmasti kummankin näiden vahvan naisen seuraamista jatkossakin, osin varmasti myös siksi, että näihin liittyvät kysymykset liittyvät omaan työhöni.

Sosiaalisessa mediassa en vielä ole ehkä rohkaistunut jakamaan kovinkaan paljon, vähän enemmän kuitenkin kuin aikaisemmin, niin näiden lisäksi muutamaa muutakin sosiaalista mediaa aktiivisesti käyttävää esimiestä olen käynyt katsomassa. Näitä ovat mm. Kotkan kaupungin kehitysjohtaja Terhi Lindholm ja Pyhtään kunnanjohtaja Jouni Eho. Heitä en kuitenkaan seurannut niin aktiivisesti, että olisin heidät tähän somepomo seurantaan sisällyttänyt. Itselläni sosiaalisen median käyttö on kuitenkin asia, jota olen ajatellut, että se olisi opeteltava. Vaikka kurssi varsinaisesti päättyykin, niin taidan kuitenkin jatkaa tätä blogin kirjoittamista ja sitä kautta ajatuksieni jäsentämistä.

Somen käyt­tö on nykyään mo­nis­sa työ­teh­tä­vis­sä luon­te­vaa ja suo­si­tel­ta­vaa, eri­tyi­ses­ti sil­loin, kun sen avul­la voi­daan tuot­taa tai täy­den­tää pal­ve­lu­ja. Oikein käytettynä sosiaalinen media edesauttaa käyttäjälähtöisten palveluiden tuottamista.

Some voi toi­mia myös foo­ru­mi­na työn­te­ki­jöi­den am­ma­til­li­seen ver­kos­toi­tu­mi­seen, työn ja osaa­mi­sen ke­hit­tä­mi­seen, sekä yh­teis­työ­kump­pa­nien vä­li­seen työs­ken­te­lyyn.

Organisaatiot usein ohjeistavat työntekijöitään sosiaalisen median käytössä.
Alle olen listannut muutamia tärkeitä asioita, joiden avulla sosiaalisessa mediassa pärjää varmasti.

Ohjeita sosiaalisen median käyttäjälle:

1. Kirjoita omalla nimelläsi, ellei työpaikalla ole toisin sovittu. Mikäli kirjoitat yksityishenkilönä, tee selväksi, että mielipiteet ovat omiasi. Vastaat itse siitä, mitä julkaiset. Jos mainitset sosiaalisen median palvelun henkilöprofiilissasi työnantajasi, esiinnyt tällöin vähintäänkin organisaatiosi epävirallisena edustajana. Muista käyttäytyä sen mukaisesti.
    
2. Älä kirjoita luottamuksellisia asioita tai yrityssalaisuuksia verkossa. Jos olet epävarma, varmista ja selvitä mitkä asiat ovat organisaatiossasi julkisia ja mitkä luottamuksellisia. Älä keskustele työasioista muissa kuin työtehtäviin tarkoitetuissa ja hyväksytyissä sosiaalisissa medioissa.
    
3. Älä levitä henkilötietoja, epäasiallisia kirjoituksia tai kuvia.
    
4. Ole järkevä ja asiallinen. Osoita arvostusta lukijaa kohtaan. Luot kirjoittaessasi mielikuvaa myös itsestäsi. Vältä loukkaavia asioita.
    
5. Julkaise vastuullesi kuuluvia asioita, mikäli kirjoitat työhön liittyvistä asioita. Käsittele asioita harkiten. Muista, että työnantajan tai työtovereiden kritisoiminen somessa ei kuulu hyvään työkäytökseen.
    
6. Mieti ennen kuin julkaiset. Muista, että julkaistua ei voi peruuttaa. Verkossa kirjoituksesi voi saada laajemman julkisuuden kuin olit tarkoittanut. Ole tarkkana, sillä joskus voi olla vaikeaa erottaa yksityistä julkisesta ja henkilökohtaista ammatillisesta.
    
7. Kärkevän ja epäasiallisen keskustelun raja on häilyvä. Perustele näkökantasi asiallisesti ja vältä toisten syyttelyä. Muista, että kaikkeen kritiikkiin ei tarvitse ottaa kantaa. Pidä tarvittaessa keskustelussa tauko, ota etäisyyttä, harkitse. Mikäli teet virheen, myönnä se ja pyydä anteeksi.
    
8. Kunnioita verkkoyhteisöjen sääntöjä ja tekijänoikeuksia. Sisällön julkaisijana sinulla on oltava käyttöoikeus julkaisemaasi materiaaliin (teksti, valokuva, video, piirros, kaavio, animaatio jne.)
    
9. Tarkista käyttäjäprofiilin yksityisyyden suojaa koskevat asetukset ja muuta niitä tarvittaessa siten, että tietosi eivät leviä laajemmalle kuin haluamallesi käyttäjäjoukolle.

Täytyy sanoa, että itse en oikeastaan käytä sosiaalista mediaa työasioissani, sillä sosiaalisen median hyödyntämine on osa organisaatiomme julkista verkkoviestintää ja se on tarkoittettu organisaation toiminnasta kiinnostuneelle väestölle, potentiaalisille työntekijöille ja ammattilaisille. Organisaatiomme viestii pääasiassa organisaationa some-kanavissa ja uusia kanavia otetaan käyttöön hyvin harkitusti. Viestintä näissä menee pääsääntöisesti organisaatioviestinnän kautta. 

 

Teams

Mikrosoft tarjoaa videoneuvotteluille Teams työkalun, joka on oikeammin kokonainen viestintä- ja yhteistyöalusta. Videoneuvottelujen lisäksi se tarjoaa yhteistyöalustan, jossa voi chattailla, luoda ryhmiä, koota ja synkronoida asiakirjoja. Ison toimittajan työkalulta sopiikin odottaa monipuolisia työkaluja, kuten näytön jakaminen, kokousten tallennsu, reaaliaikainen tekstitys (vain englanniksi), erilaiset taustakuvat, taustan sumennus ja chat-toiminto.

Teams sovellus kuuluu Outlook 365 tuoteperheeseen, joten Outlookin kalenterin kautta voikin varata videoneuvotteluja ja laittaa kutsuja. Organisaation ulkopuoliset voivat osallistua kokouksiin selaimen kautta, asentamatta Teams sovellusta. Teams sovellus sopiikin isojen, jopa 10 000 osallistujan webinaarien ja kokousten järjestämiseen. Ilmaisversiossa kokoukseen mahtuu 50 henkeä. 

Sovelluksen hyötynä voidaankin nähdä monipuolinen alusta, jossa voi järjestää ammattimaisia videoneuvotteluja näytön jako ja chat toimintoineen. Hankaluutena voitaisiin nähdä käyttöliittymä ja toiminnot, jotka voivat ensialkuun tuntua hankalilta erityisesti järjestelmänvalvojan näkökulmasta. Sovelluksen eduksi on myös nostettava sen toimivuus eri järjestelmissä olitpa sitten työkoneen ääressä tai puhelimen varassa, kokoukseen voit osallistua ongelmitta.

Zoom

Zoom on helppokäyttöinen ja hyvän käyttöliittymän omaava videoneuvottelusovellus. Zoomissa on Teamsin tapaan webinaaritoiminto, jossa puhujia voi olla jopa 100 ja seuraajia jopa 10 000. Zoomin ilmaisversiossa kokousaika on kuitenkin rajoitettu 40 minuuttiin, mikäli osallistujia on enemmän kuin kolme. Tämä voi olal joko hyöty tai haitta, ainakin kokoukset tulevat hyvin valmisteltuina, kun kokousaika on rajattu. Ilmaisversiossa kokoukseen voi osallistua 100 ihmistä kerrallaan. 

Automaattisesti luotava koodi nopeuttaa kokousten luomista, osallistujien kutsumista ja kokouksiin liittymistä. Toisaalta tämä on kuittenkin yksi työkalun tietoturvaheikkouksista. Niin kutsutuissa Zoom-bombingeissa ulkopuoliset ovat päässeet tunkeutumaan videokokouksiin ja chathuoneisiin. Sovelluksessa on myös esiintynyt bugeja, jotka ovat altistaneet käyttäjien koneet luvattomille tunkeutumisille. 

Slack - karsittu versio

Slack on alunperin kehitetty chattyökaluksi, mutta sillä voi soittaa puheluja avaamalla kanavan tai chatin ja klikkaamalla puhelinkuvaketta. Slack käynnistää puhelun uudessa ikkunassa ja lisää ilmoituksen chattiin. Slackin videotoiminto toimiikin parhaiten, kun osallistujia on kaksi. Yli kahden hengen neuvotteluissa videon laatu laskee. Maksullisessa versiossa neuvotteluun voi osallistua enintään 15 henkeä. Näytön jakamista Slackissa ei ole, mutta siinä on valkotaulutoiminto. 

Kaikkiaan videoneuvottelutoiminnot ovat suppeat, mutta hyötyinä voidaan nähdä, että Slack on integroitavissa moniin sovelluksiin, josta esimerkkinä Googlen kalenteri ja Teamsin videoneuvottelutyökalu. 

Hyötyjä videoneuvotteluista on esimerkiksi matkakulujen ja matka-ajan vähentyminen, jolloin työajan käyttö tehostuu. Yritykset ja organisaatiot saattavat myös näyttää olevansa ediistyksellisempiä kuin kilpailijansa. 

Missä sosiaalisen median kanavissa yrityksen tai organisaation pitäisi olla?
Käynkin tässä läpi muutamia sosiaalisen median kanavia, joita voi käyttää joko ulkoiseen viestintään, verkostoitumiseen tai vaikkapa markkinointiin.  Sosiaalisen median kanavat lisääntyvät jatkuvasti, joten tämä ei ole tarkoituskaan olla kattava listaus. Muistathan myös, että  sosiaalisen median työkalut päivittyvät ja muuttuvat jatkuvasti, joten jo muutaman vuoden takaiset ohjeet saattavat olla vanhentuneita.  

Instagram 

Instagram on yksi perinteisistä some kanavista, sillä se on perustettu jo 2010 ja sen pääkonttori on Kaliforniassa. 
Instagram on visuaalisesti miellyttävän ja inspiroivan sisällön yhdistelmä.  Se on ilmainen kuvien jakopalvelu ja sosiaalinen verkosto. Instagram palvelun avulla käyttäjät voivat jakaa kuvia ja videoita sekä kommentoida ja tykätä toistensa jakamasta sisällöstä. Palvelun käyttö mobiililaitteilla edellyttää erillisen sovelluksen lataamista. 

Sosiaalisen median kanavina Instagran toimii ehkä parhaiten vaikuttajien ja tuotteita myyvien yritysten työkaluna, joka avuttaa heitä tavoittamaan kohdeyleisönsä. Instagramista on nykyään mahdollista tehdä myös ostoja ja tuon uudistuksen myötä yritykset pystyvät linkittämään suoraan tuotetiedot Instagramiin ja tekemään myyntiä Instagramin kautta. 

Eri lähteiden mukaan suurinosa, noin 63 %, Instagramin käyttäjistä on 18-34 -vuotiaita, joten erityisesti yritykselle joiden kohderyhmänä on tuotteet tai palvelut, jotka voat suunnattu alle 35-vuotiaille, on Instagram se kanava, jossa kannattaa näkyä.

 LinkedIn

LinkedIn on myös yksi perinteisimmistä some-kanavista. Se on perustettu vuonna 2003 ja sen pääkonttori on Kalifroniassa. 

LinkedIn on maailmanlaajuisesti yli 200 miljoonan ammattilaisen ja yrityksen verkostoitumispaikka. Lähtökohtaisesti se on ammatillisen verkoston kanava. Suomessa on arvioitu olevan LinkedInin käyttäjiä yli 1,2 miljoonaa ja yritysprofiilejakin 3o ooo. Suomessa LinkedIn käyttäjäkunnan arvioidaan laajientuvan ja sinne luodaan jatkuvasti uusia henkilöprofiileja. Tämä on se kanava verkostoitumista varten ja kanava, jonka avulla sinulla on lähes ääretön potentiaali tavoittaa ammattiaitoisia henkilöitä. 

Jos haluat vuorovaikuttaa kohderyhmäsi kanssa tai etsit tulevaisuuden osaajia tai vaikkapa yhteistyökumppaneita, niin LinkedIn on oikea paikka. LinkedIn soveltuu myös kanavaksi kun tavoitellaan Bisnes to Bisnes asiakkaita ja tarkasti rajattavaa kohdetyhmä. LinkedIn kohdennukset ovat tarkkoja, joten tällä työkalulla pystytään tavoittamaan esimerkiksi yrityspäättäjät tehokkaasti. LinkedIn myös kehittää sovellustaan ja lisää jatkuvasti toiminnallisuuksiaan yritysten sivuja varten, jotta se pystyisi kilpailemaan muiden sosiaalisen median kanavien kanssa. 

Twitter

Twitter on yhteisö- ja mikroblogipalvelu, jonka käyttäjät voivat lukea toistensa päivityksiä Internetissä. Se tunnetaan sosiaalisen median kanavana, joka tunnetaan nopeasta ja ytimekkäästä vistinnästää. Tekstipohjaiset tviitit voivat sisältää korkeintaa 280 merkkiä. Viestin lyhyyden vuoksi tviittien tulee olla lyhyitä ja ytimekkäitä. 

Twitteriä voidaan käyttää niin yksityiselämään kuin ammatteihin liittyvissä tarkoituksissa. Yhteisöpalveluna Twitter on avoin. Käyttäjä voi seurata ketä tahansa käyttäjää ilman erillistä hyväksymispyyntöä. Käyttäjä voi myös seurata Twitterissä tiettyjä aiheita, lukea uutisia tai seurata yhteiskunnallista keksustelu. 

Twitteriä käytetään paljon, koska tieto leviää nopeasti sosiaalisen verkostojen kautta. Tämä antaa yrityksille mahdollisuuden näkyä, varsinkin jos liiketoiminta liittyy viihteeseen, urheiluun tai markkinointiiin saattaa jaettu sisältä saada huiman määrän suosiota ja sitoutumista. 

Pinterest

Pinterest on sosiaalisen median ilmoitustaulu tyyppinen sosiaalisen median palvelu linkkien ja kuvien jakamiseen. Se on perustettu 2010 ja pääkonttori on Kaliforniassa. Kanavana Pinterest on vahvasti visuualinen. 

Tästä voikin varmsti päätellä, että suosittua sisältöä Pinterestissä on erilaiset LifeStyle asioihin liittyvä sisältö ja niihin liittyen suosittua ovat muoti, sisustus, ruoka, liikunta, matkailu ja urheilu. Pinterest valitseekin etusivullasi näytettävät lisäykset, käyttäjät ja yritykset viimeaikasten toimiesi ja hakujesi perusteella. Sovelluksessa on myös hakupalkki, jolla voi hakea sisältöä hakusanojen avulla. 

Pinterestin käyttäjistä tilastojen mukaan noin 80 % on naisia, joten jos yrityksesi myy tuotteita tai palveluita, jotka ovat tarkoitettu naisille, niin sinun kannattaa varmasti näkyä Pinterestissä. Uusista käyttäjistä noin puolet on miehiä, joten ehkä tulevaisuudessa tämä toimii myös miehille suunnattujen tuotteiden markkinoinnissa nykyistä paremmin. 

Facebook

Facebook on ehkä suosituin ja  tunnetuin sosiaalisen median kanavista. Se on perustettu vuonna 2004 ja sen pääkonttori on Kaliforniassa. 

Facebook tarjoaa käyttäjille mahdollisuuden kuvallisen käyttäjäprofiilin luomiseen ja yhteydenpitoon ystäviensä kanssa. Facebookin jäsenenä voivat olla sekä yksityiset henkilöt, että yritykset. Facebookissa voidaan kertoa niin omasta yksityisestä elämästä, kuin yrityksen tuotteista ja palveluista.  Facebookissa voi liittyä myös erilaisiin yhteisöihin ja saada tietoa tulevista tapahtumista. Facebookin liikeidea onkin myydä mainostajille mahdollisuutta lähettää palvelunsa kautta käyttäjille kohdennettua mainontaa. 
 

Vaikka Facebookin suosio ja näkyvyys ovat viimeisten vuosian ajan olleet laskussa, toimialasta tai kiinnostuksen kohteistasi huolimatta Facebookista löytyy varmasti kiinnostavia kohteita tai julkaisuja eri muodossa. 
Erilaiset verkkokaupat, viihde, media, peliala ovat suosittuja Facebookissa ja jos tuotteesi ja palvelusi ovat osa niitä, niin varmasti löydät näkyvyyttä myös täältä.

Tämä sosiaalisen median kanava toimii siis pääsääntöisesti ryhmien ja maksullisen mainonnan ympärillä. Faccebookia kannattaa myös harkita, jos tarvitset kohdistettua mainontaa. Facebook-mainoksilla pääset valitsemaan kohderyhmäsi iän, sukupuolen, asuinpaikan ja kinnostuksen kohteet. 
 

Sosiaalisen median kanavia on erilaisia ja niillä on erilaisia kohderyhmiä. Mieti siis, mitä yrityksesi tai organisaatiosi tavoittelee sosiaalisella medialla. Ilman laadukasta ja ennalta suunniteltua sisältöä tulosten saavuttaminen voi olla hankalaa ja laadukas sisältö voi mennä hukkaan. Mieti myös, millainen viestintä on sinulle luontevinta ja lähde sitä kautta viestimään. Mikäli olet visualisti ja hyvä valokuvien ja visuaalisen ilmeen kanssa, niin pitkien asiantuntija blogikirjoitusten kirjoittaminen ei ehkä ole sinun juttusi. Kokeile vaikkapa Instagramia tai Pinterestiä. 

Ihmisten välisen kommunikoinnin määrä on kasvanut erittäin paljon sosiaalisen median muuttuessa arkipäiväksi. Arkemme täyttyy viestimisestä älypuhelimella. Sosiaalisen median kanavia onkin alettu hyödyntää myös sisäisessä viestinnässä, mutta usein niiden käyttö on kuitenkin hallitsematonta: yksi tiimi viestii WhatsAppissa, toinen Slackissä ja kolmas pitää kiinni sähköpostista. Yhteisiä hyötyjä ei saada, ja tieto katoaa kanavaviidakkoon. Miksi emme siis työelämässä hyödyntäisi näitä sovelluksia suunnitelmallisesti tukemaan organisaatioiden sisäistä viestintää ja tiedonkulkua?

Organisaation sisäinen viestintä on tärkeää. Työntekijät ovat organisaatioiden tärkeimpiä voimavaroja. On siis tärkeää, että työntekijät ovat tietoisia yrityksen tavoitteista. On myös tärkeää, että työntekijälle on selvää mitä häneltä odotetaan, ja mikä hänen roolinsa on organisaatiossa. Lisäksi henkilöstön tulee tietää, kuinka asetettuihin tavoitteisiin päästään ja millainen vaikutus heidän työpanoksellaan on lopputulokseen.  Sisäisellä tiedottamisella tuotetaan tietoa, keskustellaan, luodaan luottamusta ja yrityskulttuuria. Lisäksi viestinnän avulla luodaan ja ylläpidetään yrityksen imagoa, joka vaikuttaa työntekijöiden halukkuuteen pysyä työssään.

Sisäisen viestinnän kanaviin kuuluu kasvokkainen viestintä, joihin kuuluvat palaverit ja neuvottelut, sekä keskustelut. Painettu viestintä taas nimensä mukaisesti käsittää kaiken tiedotteet, lehdet ja ilmoitustaulun ilmoitukset. Lisäksi viestinnän kanaviin kuuluvat myös sähköinen viestintä, joka sisältää sähköpostit, sosiaalisen median kanavat, intranetin sekä matkapuhelinapplikaatiot.

Tässä postauksessani keskityn sosiaalisen median sisäisiin viestintäkanaviin.

Monissa organisaatioissa on perinteisesti viestitty sähköpostilla, kokouksissa ja erilaisten Intranetien välityksellä. Näistä erilaisista Intranet-kanavista on alettu kehittää laajemmin viestintää vastaavia kanavia. Seuraavaksi tutustunkin hieman organisaation sisäisiin sosiaalisen median viestinnän kanaviin.  

Perinteinen Yammer

Perinteinen Yammer on Mikrosoftin tuoteperheeseen kuuluva sisäisen viestinnän kanava, jonka toimintatapa ja ulkoasu on melko perinteinen. Se on tarkoitettu yritysten ja yhteisöjen sisäiseen viestintään ja vuorovaikutukseen. Sovelluksen esikuvana on käytetty johtavaa yhteisöpalvelua Facebookia, joskin Yammer on hieman riisutumpi versio. Sovelluksessa keskustelut jakautuvat yleisen aikajanan lisäksi keskusteluryhmiin ja yhteisösivuihin, joita käyttäjät voivat avata jonkin teeman tai yhteisönsä tarpeisiin. Ryhmät voivat olla yksityisiä tai avoimia ja Yammer tarjoaa mahdollisuuden luoda ryhmiä, joihin liittyy yrityksen ulkopuolisia tahoja ja sidosryhmiä. Yammerilta löytyy myös mobiilisovellus, jolla voi seurata uutisvirtaa.

Hyötyinä tässä on ehkä se, että sen perinteinen toimintatapa on  monelle tuttu ja yleisnäkymä esimerkiksi Facebookiin tottuneelle varsin selkeä. Yksi tärkeimmistä Yammerin hyödyistä tulee tiedon saatavuudesta: kuukausiakin sitten käsitelty asia löytyy haulla välittömästi.  Uusimpina hyötyinä näkisin myös sen, että se on mahdollista hyötyinä näkisin myös sen, että sitä voi käyttää vaikkapa yhdistettynä Teamsiin Yammer Communication sovelluksen kautta. Kompastuskivenä voisin nähdä sen, että alkuinnostuksen jälkeen Yammer saattaa unohtua varsinkin organisaatioissa, jossa sähköposti on vahvasti mukana prosesseissa. 

Modernimpi Slack

Slack on Yammeria modernimpi ja suosiotaan kasvattava, suoraviivainen keskustelu- ja yhteistyösovellus. Se on etenkin yrityskäyttöön suunniteltu pilvipohjainen eli selainkäyttöinen ryhmätyön ja sisäisen viestinnän väline. Slackia voi käyttää joko verkkoselaimessa, työpöytäsovelluksena tietokoneella tai ladattavana ”äppinä” älypuhelimella.

Slackin etu on palvelun suoraviivaisuus ja yksinkertaisuus. Slackissa erilaisille keskusteluaiheille luodaan avoimia tai yksityisiä kanavia, joiden kautta on kätevä viestiä tiettyjen tiimien asioista ja tiettyihin projekteihin liittyvistä asioista. Slack on nykyään melko laajassa käytössä myös työelämässä. Sovelluksen tarina alkoi vuonna 2013 sanfranciscolaisesta Tiny Speck -yrityksestä, jossa Slackin esiversio toimi aluksi yhtiön sisäisenä viestintäjärjestelmänä. Seuraavana vuonna Slack kaupallistettiin ja levitettiin koko maailman saataville.  

Hyötyinä varmasti on se, että Slackin perusversio on ilmainen, joka on varmasti auttanut sen käyttöönottoa. Kehittyneemmillä ominaisuuksilla varustetusta painoksesta pitää maksaa.
 

Microsoft Teams 

Teams on yhtenäinen viestintä- ja yhteistyöalusta, jossa yhdistyvät jatkuva työkeskustelu, videotapaamiset, tiedostojen tallennus. Pilvipalveluna toimiva ohjelmisto skaalautuu eri päätelaitteille.  Palvelu on Microsoftin kehittämä ja se on lähinnä Skype for Business sovelluksen kehittyneempi versio ja korvaa sen jatkossa todennäköisesti melkein kokonaan. Se on Slackin tapaisten sovellusten kilpailija ja vertautuu lähinnä siihen.

Teamsilla voidaan hoitaa puhelin-, chat-, video- ja verkkokokoukset. Eri projekteille ja tiimeille on helppo luoda omat kanavat ja työskentelytilat, jonne kaikki asiat voi keskittää. Näin dokumenttien säilyttäminen yhteisissä paikoissa on selkeää ja niitä voidaan tarvittaessa muokata. Yksityisviestit antavat käyttäjille mahdollisuuden lähettää yksityisiä viestejä tietylle käyttäjälle ihmisryhmien sijaan.

Teams sovelluksen etuina voidaan nähdä, että Teams on monipuolinen ja Teamsissa on enemmän mahdollisuuksia tiedostojen jakeluun kuin esimerkiksi Yammerissa ja sen vuoksi Teamsiin voi rakentaa vaikka kokonaisen inran. Toisaalta Teamsin heikkous verrattuna esimerkiksi Yammeriin on se, että jos et kuulu tiettyyn ryhmään, et voi mennä selailemaan ryhmän keskusteluja tai dokumentteja. Voikin olla aika iso kynnys liittyä esim. tuoteen ryhmään, jos et kuulu tuotekehitystiimiin. Tämä voi aiheuttaa tiedon siiloutumista, jos sisäisen viestinnän käytössä on pelkkä Teams. Teams neuvotteluiden aikana haittana voisi ajatella olevan, että neuvottelun aikaan näytöllä näkyy isompana enintään neljä osallistujaa ja muut näkyvät piennettynä. 

Facebook sosiaalisen median kanavien esi-isä

Facebook on sosiaalisen median tunnetuin kanava, joka toimii tietokoneella, tableteilla sekä mobiililaitteilla. Se on perustettu vuonna 2004, ja on vielä tänäkin päivänä yksi maailman suosituimpia sosiaalisen median kanavia.

Facebook on käytössä myös työyhteisöissä, mikä tosin edellyttää kaikkien työyhteisön jäsenten liittymistä Facebookiin. Monet työpaikat ovatkin ottaneet Facebookin ainakin jollain tasolla osaksi työyhteisöviestintäänsä, sillä ryhmien ja tapahtumien luominen on nopeaa ja vaivatonta.

Whatsapp

Whatsapp on perinteinen älypuhelimissa käytettävä tekstiviestisovellus, joka yhdistää puhelinnumerotiedot ja internet-yhteyden. Sovelluksessa voi käydä joko kahdenkeskeistä tekstiviestittelyä tai useamman hengen ryhmäviestittelyä sekä jakaa tiedostoja. Whatsapp alkoi kasvattaa suosiotaan jo 2010-luvun alussa, kun älypuhelimet yleistyivät. Whatsapp sopii esimerkiksi organisaation sisäiseen kanssakäymiseen sekä asiakaspalvelussa samaan kuin esim. internetsivujen asiakaspalveluchatit.

Intranet

Intranet on ehkä kaikista perinteisin sisäisen viestinnän virtuaalinen kanava. Intranetillä tarkoitetaan organisaation sisäistä verkkoa, joka on suljettu ulkopuolisilta. Intranet on luonteeltaan ilmoitustaulun tyylinen, sähköinen kanava. Intranetin tarkoituksena on helpottaa tiedon vaihdantaa ja osaamisen jakamista organisaation sisällä. Yleensä intranetissä jaetaan tiedotteet, ohjeet ja lomakkeet. 

Intranetin hyötynä voidaan nähdä se, että ainakin suuremmissa organisaatioissa, jossa tiedottamista on paljon sähköpostit olisivat nopeasti täynnä tiedotteita ja inranet onkin korvannut monesti sähköpostitiedottamisen. 
Intranetin hyötyinä voidaan nähdä, että tiedosta ja sen jakamisesta tulee läpinäkyvää ja tiedottaminen on tasapuolista organisaatiossa. 

Vaarana intranetin käytössä on se, että tietoa sinne tulee paljon ja sitä pitäisi päivittää säännöllisesti. Riskinä on, että yrityksen intranetin vanhentunutta tietoa käytetään, joka voi aiheuttaa epäselvyyttä yrityksen toiminnassa ja pahimmassa tapauksessa se voi jopa päätyä vaikuttamaan yrityksen ulkoiseen kuvaan negatiivisesti.

SharePoint ja Lync

Microsoftin SharePoint on yksi yleisimmin käytetyistä jaetuista työtiloista. Sitä voidaan muokata yrityksen tai organisaation tarpeiden mukaan ja siihen voidaan rakentaa yhteyksiä muihin yrityksen tietojärjestelmiin ja työkaluihin.

SharePointissa on jaettujen tiedostokansioiden lisäksi käytettävissä muun muassa blogit ja wikit sekä keskusteluryhmät. SharePoint-työkalut voi hankkia myös pilvipalveluna, jonka saa käyttöönsä käyttäjämäärän mukaisella kuukausimaksulla. Microsoftin pikaviestintä- ja verkkokokoustuote on Lync.

Mikrosoftin Lync on yritysympäristöille rakennettu viestintäsovellus. Tavallisten Chat-viestien lisäksi sovellus tukee videoneuvotteluja ja videopuheluita.

Huh, tässä oli ehkä vähän liikaa asiaa yhteen blogikirjoitukseen, mutta ei tämä asiakaan ole kovin yksioikoinen. Ei ole yhtä oikeaa sovellusta, kaikki ovat yhtä oikeita, kunhan käyttäjille on selvää, mitä kanavaa käytetään mihinkin käyttötarkoitukseen.

Digitalisaation voi nähdä useasta erilaisesta näkökulmasta. Ehkä totutuin tapa on ymmärtää digitalisaatio muutoksena, jossa fyysiset asiat, kuten lomakkeet, tuotteet ja palvelut, muuttuvat digitaalisiksi ja virtuaalisiksi. Toisaalta digitalisaatio on nimenomaan ideointia, oppimista, testausta ja uusien palvelumallien käyttöönottoa.

Itseasiassa otimmekin askeleen kohti digitaalisuutta ja itsekin lähdin mukaan koulutukseen ja kokeiluun. 

Tarkoituksena on kehittää meidän organisaatiossamme jo jonkin verran käytössä olevaa videokirjastoa ja tehdä meidän alueellemme videoklippejä työohjeiksi ja perehdytysmateriaaliksi. 

Kokeilimme pilvipohjaista online-video-ohjelmistoa joka mahdollistaa videoiden helpon tuotannon, editoinnin ja jakelun joko julkisesti tai vaikkapa sisäisesti työntekijöille. Kuvasimme kaksi helppoa ohjetta videoklipille ja julkaisimme ne sisäiseen kanavaan, jossa ne ovat työntekijöidemme katsottavissa. Videoklipit olivatkin helppoja kuvata kännykällä ihan tuosta noin ja editointikin onnistui hienosti sovelluksessa. 

Saa nähdä, millaista palautetta ohje videoista työntekijöiltä saamme ja saammeko työyhteisön innostumaan digitaalisesta työnopastuksesta ja perehdytyksestä. Toki tällä ei ole tarkoitus koko perehdytystä korvata, vaan täydentää materiaalia.