Tämä postaus perustuu Johtamisen ja esimiestyön opintoihin ja siellä erityisesti Some pomo kurssin tehtävään, jossa tulee pohtia sosiaalisen median sisäisten ja ulkoisten viestintäkanavien käyttöä. Tässä postauksessa keskitys viestinnän sisäisiin kanaviin ja seuraavassa postauksessa tutustun sitten ulkoisin someviestinnän kanaviin ja videoneuvottelutyökaluihin.

Ihmisten välisen kommunikoinnin määrä on kasvanut erittäin paljon sosiaalisen median muuttuessa arkipäiväksi. Arkemme täyttyy viestimisestä älypuhelimella. Sosiaalisen median kanavia onkin alettu hyödyntää myös sisäisessä viestinnässä, mutta usein niiden käyttö on kuitenkin hallitsematonta: yksi tiimi viestii WhatsAppissa, toinen Slackissä ja kolmas pitää kiinni sähköpostista. Yhteisiä hyötyjä ei saada, ja tieto katoaa kanavaviidakkoon. Miksi emme siis työelämässä hyödyntäisi näitä sovelluksia suunnitelmallisesti tukemaan organisaatioiden sisäistä viestintää ja tiedonkulkua?

Organisaation sisäinen viestintä on tärkeää. Työntekijät ovat organisaatioiden tärkeimpiä voimavaroja. On siis tärkeää, että työntekijät ovat tietoisia yrityksen tavoitteista. On myös tärkeää, että työntekijälle on selvää mitä häneltä odotetaan, ja mikä hänen roolinsa on organisaatiossa. Lisäksi henkilöstön tulee tietää, kuinka asetettuihin tavoitteisiin päästään ja millainen vaikutus heidän työpanoksellaan on lopputulokseen.  Sisäisellä tiedottamisella tuotetaan tietoa, keskustellaan, luodaan luottamusta ja yrityskulttuuria. Lisäksi viestinnän avulla luodaan ja ylläpidetään yrityksen imagoa, joka vaikuttaa työntekijöiden halukkuuteen pysyä työssään.

Sisäisen viestinnän kanaviin kuuluu kasvokkainen viestintä, joihin kuuluvat palaverit ja neuvottelut, sekä keskustelut. Painettu viestintä taas nimensä mukaisesti käsittää kaiken tiedotteet, lehdet ja ilmoitustaulun ilmoitukset. Lisäksi viestinnän kanaviin kuuluvat myös sähköinen viestintä, joka sisältää sähköpostit, sosiaalisen median kanavat, intranetin sekä matkapuhelinapplikaatiot.

Tässä postauksessani keskityn sosiaalisen median sisäisiin viestintäkanaviin.

 

Monissa organisaatioissa on perinteisesti viestitty sähköpostilla, kokouksissa ja erilaisten Intranetien välityksellä. Näistä erilaisista Intranet-kanavista on alettu kehittää laajemmin viestintää vastaavia kanavia. Seuraavaksi tutustunkin hieman organisaation sisäisiin sosiaalisen median viestinnän kanaviin.  

 

Perinteinen Yammer

Perinteinen Yammer on Mikrosoftin tuoteperheeseen kuuluva sisäisen viestinnän kanava, jonka toimintatapa ja ulkoasu on melko perinteinen. Se on tarkoitettu yritysten ja yhteisöjen sisäiseen viestintään ja vuorovaikutukseen. Sovelluksen esikuvana on käytetty johtavaa yhteisöpalvelua Facebookia, joskin Yammer on hieman riisutumpi versio. Sovelluksessa keskustelut jakautuvat yleisen aikajanan lisäksi keskusteluryhmiin ja yhteisösivuihin, joita käyttäjät voivat avata jonkin teeman tai yhteisönsä tarpeisiin. Ryhmät voivat olla yksityisiä tai avoimia ja Yammer tarjoaa mahdollisuuden luoda ryhmiä, joihin liittyy yrityksen ulkopuolisia tahoja ja sidosryhmiä. Yammerilta löytyy myös mobiilisovellus, jolla voi seurata uutisvirtaa.

Hyötyinä tässä on ehkä se, että sen perinteinen toimintatapa on  monelle tuttu ja yleisnäkymä esimerkiksi Facebookiin tottuneelle varsin selkeä. Yksi tärkeimmistä Yammerin hyödyistä tulee tiedon saatavuudesta: kuukausiakin sitten käsitelty asia löytyy haulla välittömästi.  Uusimpina hyötyinä näkisin myös sen, että se on mahdollista hyötyinä näkisin myös sen, että sitä voi käyttää vaikkapa yhdistettynä Teamsiin Yammer Communication sovelluksen kautta. Kompastuskivenä voisin nähdä sen, että alkuinnostuksen jälkeen Yammer saattaa unohtua varsinkin organisaatioissa, jossa sähköposti on vahvasti mukana prosesseissa. 

Modernimpi Slack

Slack on Yammeria modernimpi ja suosiotaan kasvattava, suoraviivainen keskustelu- ja yhteistyösovellus. Se on etenkin yrityskäyttöön suunniteltu pilvipohjainen eli selainkäyttöinen ryhmätyön ja sisäisen viestinnän väline. Slackia voi käyttää joko verkkoselaimessa, työpöytäsovelluksena tietokoneella tai ladattavana ”äppinä” älypuhelimella.

Slackin etu on palvelun suoraviivaisuus ja yksinkertaisuus. Slackissa erilaisille keskusteluaiheille luodaan avoimia tai yksityisiä kanavia, joiden kautta on kätevä viestiä tiettyjen tiimien asioista ja tiettyihin projekteihin liittyvistä asioista. Slack on nykyään melko laajassa käytössä myös työelämässä. Sovelluksen tarina alkoi vuonna 2013 sanfranciscolaisesta Tiny Speck -yrityksestä, jossa Slackin esiversio toimi aluksi yhtiön sisäisenä viestintäjärjestelmänä. Seuraavana vuonna Slack kaupallistettiin ja levitettiin koko maailman saataville.  

Hyötyinä varmasti on se, että Slackin perusversio on ilmainen, joka on varmasti auttanut sen käyttöönottoa. Kehittyneemmillä ominaisuuksilla varustetusta painoksesta pitää maksaa.
 

Microsoft Teams 

Teams on yhtenäinen viestintä- ja yhteistyöalusta, jossa yhdistyvät jatkuva työkeskustelu, videotapaamiset, tiedostojen tallennus. Pilvipalveluna toimiva ohjelmisto skaalautuu eri päätelaitteille.  Palvelu on Microsoftin kehittämä ja se on lähinnä Skype for Business sovelluksen kehittyneempi versio ja korvaa sen jatkossa todennäköisesti melkein kokonaan. Se on Slackin tapaisten sovellusten kilpailija ja vertautuu lähinnä siihen.

Teamsilla voidaan hoitaa puhelin-, chat-, video- ja verkkokokoukset. Eri projekteille ja tiimeille on helppo luoda omat kanavat ja työskentelytilat, jonne kaikki asiat voi keskittää. Näin dokumenttien säilyttäminen yhteisissä paikoissa on selkeää ja niitä voidaan tarvittaessa muokata. Yksityisviestit antavat käyttäjille mahdollisuuden lähettää yksityisiä viestejä tietylle käyttäjälle ihmisryhmien sijaan.

Teams sovelluksen etuina voidaan nähdä, että Teams on monipuolinen ja Teamsissa on enemmän mahdollisuuksia tiedostojen jakeluun kuin esimerkiksi Yammerissa ja sen vuoksi Teamsiin voi rakentaa vaikka kokonaisen inran. Toisaalta Teamsin heikkous verrattuna esimerkiksi Yammeriin on se, että jos et kuulu tiettyyn ryhmään, et voi mennä selailemaan ryhmän keskusteluja tai dokumentteja. Voikin olla aika iso kynnys liittyä esim. tuoteen ryhmään, jos et kuulu tuotekehitystiimiin. Tämä voi aiheuttaa tiedon siiloutumista, jos sisäisen viestinnän käytössä on pelkkä Teams. Teams neuvotteluiden aikana haittana voisi ajatella olevan, että neuvottelun aikaan näytöllä näkyy isompana enintään neljä osallistujaa ja muut näkyvät piennettynä. 

 

Facebook sosiaalisen median kanavien esi-isä

Facebook on sosiaalisen median tunnetuin kanava, joka toimii tietokoneella, tableteilla sekä mobiililaitteilla. Se on perustettu vuonna 2004, ja on vielä tänäkin päivänä yksi maailman suosituimpia sosiaalisen median kanavia.

Facebook on käytössä myös työyhteisöissä, mikä tosin edellyttää kaikkien työyhteisön jäsenten liittymistä Facebookiin. Monet työpaikat ovatkin ottaneet Facebookin ainakin jollain tasolla osaksi työyhteisöviestintäänsä, sillä ryhmien ja tapahtumien luominen on nopeaa ja vaivatonta.

 

Whatsapp

Whatsapp on perinteinen älypuhelimissa käytettävä tekstiviestisovellus, joka yhdistää puhelinnumerotiedot ja internet-yhteyden. Sovelluksessa voi käydä joko kahdenkeskeistä tekstiviestittelyä tai useamman hengen ryhmäviestittelyä sekä jakaa tiedostoja. Whatsapp alkoi kasvattaa suosiotaan jo 2010-luvun alussa, kun älypuhelimet yleistyivät. Whatsapp sopii esimerkiksi organisaation sisäiseen kanssakäymiseen sekä asiakaspalvelussa samaan kuin esim. internetsivujen asiakaspalveluchatit.

 

Intranet

Intranet on ehkä kaikista perinteisin sisäisen viestinnän virtuaalinen kanava. Intranetillä tarkoitetaan organisaation sisäistä verkkoa, joka on suljettu ulkopuolisilta. Intranet on luonteeltaan ilmoitustaulun tyylinen, sähköinen kanava. Intranetin tarkoituksena on helpottaa tiedon vaihdantaa ja osaamisen jakamista organisaation sisällä. Yleensä intranetissä jaetaan tiedotteet, ohjeet ja lomakkeet. 

Intranetin hyötynä voidaan nähdä se, että ainakin suuremmissa organisaatioissa, jossa tiedottamista on paljon sähköpostit olisivat nopeasti täynnä tiedotteita ja inranet onkin korvannut monesti sähköpostitiedottamisen. 
Intranetin hyötyinä voidaan nähdä, että tiedosta ja sen jakamisesta tulee läpinäkyvää ja tiedottaminen on tasapuolista organisaatiossa. 

Vaarana intranetin käytössä on se, että tietoa sinne tulee paljon ja sitä pitäisi päivittää säännöllisesti. Riskinä on, että yrityksen intranetin vanhentunutta tietoa käytetään, joka voi aiheuttaa epäselvyyttä yrityksen toiminnassa ja pahimmassa tapauksessa se voi jopa päätyä vaikuttamaan yrityksen ulkoiseen kuvaan negatiivisesti.

 

SharePoint ja Lync

Microsoftin SharePoint on yksi yleisimmin käytetyistä jaetuista työtiloista. Sitä voidaan muokata yrityksen tai organisaation tarpeiden mukaan ja siihen voidaan rakentaa yhteyksiä muihin yrityksen tietojärjestelmiin ja työkaluihin.

SharePointissa on jaettujen tiedostokansioiden lisäksi käytettävissä muun muassa blogit ja wikit sekä keskusteluryhmät. SharePoint-työkalut voi hankkia myös pilvipalveluna, jonka saa käyttöönsä käyttäjämäärän mukaisella kuukausimaksulla. Microsoftin pikaviestintä- ja verkkokokoustuote on Lync.

Mikrosoftin Lync on yritysympäristöille rakennettu viestintäsovellus. Tavallisten Chat-viestien lisäksi sovellus tukee videoneuvotteluja ja videopuheluita.

 

Huh, tässä oli ehkä vähän liikaa asiaa yhteen blogikirjoitukseen, mutta ei tämä asiakaan ole kovin yksioikoinen. Ei ole yhtä oikeaa sovellusta, kaikki ovat yhtä oikeita, kunhan käyttäjille on selvää, mitä kanavaa käytetään mihinkin käyttötarkoitukseen.