Esimiehen roolissa tarvitaan neuvotteluja, myös tuotekehityksessä ja vaikkapa markkinoinnissa tarvitaan neuvottelutaitoja. Varsinkin nyt korona-aikana, kun fyysisiä kontakteja pitää välttää, niin videoneuvottelutyökalut ovat enemmän kuin tarpeen ja joudutaan etsimään uusia tapoja työskentelyn jatkamiseen. Vaikka etätyöskentely rajoittakin osaa toiminnasta, erilaiset sovellukset mahdollistavat arjen jatkumisen sujuvana. Tässä tarkastelen erilaisia videopuhelu ja -palaverisovelluksia. Mikä sitten olisi oikea?
Teams
Mikrosoft tarjoaa videoneuvotteluille Teams työkalun, joka on oikeammin kokonainen viestintä- ja yhteistyöalusta. Videoneuvottelujen lisäksi se tarjoaa yhteistyöalustan, jossa voi chattailla, luoda ryhmiä, koota ja synkronoida asiakirjoja. Ison toimittajan työkalulta sopiikin odottaa monipuolisia työkaluja, kuten näytön jakaminen, kokousten tallennsu, reaaliaikainen tekstitys (vain englanniksi), erilaiset taustakuvat, taustan sumennus ja chat-toiminto.
Teams sovellus kuuluu Outlook 365 tuoteperheeseen, joten Outlookin kalenterin kautta voikin varata videoneuvotteluja ja laittaa kutsuja. Organisaation ulkopuoliset voivat osallistua kokouksiin selaimen kautta, asentamatta Teams sovellusta. Teams sovellus sopiikin isojen, jopa 10 000 osallistujan webinaarien ja kokousten järjestämiseen. Ilmaisversiossa kokoukseen mahtuu 50 henkeä.
Sovelluksen hyötynä voidaankin nähdä monipuolinen alusta, jossa voi järjestää ammattimaisia videoneuvotteluja näytön jako ja chat toimintoineen. Hankaluutena voitaisiin nähdä käyttöliittymä ja toiminnot, jotka voivat ensialkuun tuntua hankalilta erityisesti järjestelmänvalvojan näkökulmasta. Sovelluksen eduksi on myös nostettava sen toimivuus eri järjestelmissä olitpa sitten työkoneen ääressä tai puhelimen varassa, kokoukseen voit osallistua ongelmitta.
Zoom
Zoom on helppokäyttöinen ja hyvän käyttöliittymän omaava videoneuvottelusovellus. Zoomissa on Teamsin tapaan webinaaritoiminto, jossa puhujia voi olla jopa 100 ja seuraajia jopa 10 000. Zoomin ilmaisversiossa kokousaika on kuitenkin rajoitettu 40 minuuttiin, mikäli osallistujia on enemmän kuin kolme. Tämä voi olal joko hyöty tai haitta, ainakin kokoukset tulevat hyvin valmisteltuina, kun kokousaika on rajattu. Ilmaisversiossa kokoukseen voi osallistua 100 ihmistä kerrallaan.
Automaattisesti luotava koodi nopeuttaa kokousten luomista, osallistujien kutsumista ja kokouksiin liittymistä. Toisaalta tämä on kuittenkin yksi työkalun tietoturvaheikkouksista. Niin kutsutuissa Zoom-bombingeissa ulkopuoliset ovat päässeet tunkeutumaan videokokouksiin ja chathuoneisiin. Sovelluksessa on myös esiintynyt bugeja, jotka ovat altistaneet käyttäjien koneet luvattomille tunkeutumisille.
Slack - karsittu versio
Slack on alunperin kehitetty chattyökaluksi, mutta sillä voi soittaa puheluja avaamalla kanavan tai chatin ja klikkaamalla puhelinkuvaketta. Slack käynnistää puhelun uudessa ikkunassa ja lisää ilmoituksen chattiin. Slackin videotoiminto toimiikin parhaiten, kun osallistujia on kaksi. Yli kahden hengen neuvotteluissa videon laatu laskee. Maksullisessa versiossa neuvotteluun voi osallistua enintään 15 henkeä. Näytön jakamista Slackissa ei ole, mutta siinä on valkotaulutoiminto.
Kaikkiaan videoneuvottelutoiminnot ovat suppeat, mutta hyötyinä voidaan nähdä, että Slack on integroitavissa moniin sovelluksiin, josta esimerkkinä Googlen kalenteri ja Teamsin videoneuvottelutyökalu.
Hyötyjä videoneuvotteluista on esimerkiksi matkakulujen ja matka-ajan vähentyminen, jolloin työajan käyttö tehostuu. Yritykset ja organisaatiot saattavat myös näyttää olevansa ediistyksellisempiä kuin kilpailijansa.