Vaikka esimies sosiaalisessa mediassa kurssi päättyikin, 
niin taidan vielä ainakin hetken ylläpitää tätä blogia, kuten aikaisimmin johonkin blogikirjoitukseen laitoinkin. 

Nyt ehkä näkökulmana enemmänkin jäsennellä  kirjoittamalla omia ajatuksiani tästä opiskelusta ja esimiestyöstä.
 

Ihanaa kesää kaikille!

Laura

Viestintä ja vuorovaikutustaidot ovat esimiehen tärkeimpiä työkaluja. Niitä tarvitaan aina, kun kohtaamme työntekijän, kolleegan, asiakkaan tai vaikkapa oman esimiehemme. Ilman hyviä vuorovaikutustaitojan esimiestyö on miltei mahdotonta.

Nyt pandemia aikana kasvokkainen viestintä on muuttunut virtuaaliseksi, kun etätyö on muuttunut tavanomaiseksi. Itsestäni ajoittain tuntuu, että vuorovaikutus vähenee. Virtuaaliset tapaamiset muuttuvat helposti vetäjän yksinpuheluiksi ja osallistujat passiivisiksi. Tilaisuuden vetäjä on harmissaan, kun ei saa ihmisiä osallistumaan. Riskinä on myös osallistujien keskittymisen herpaantuminen, jos tapahtumassa on tylsää ja kun kamerat ovat poissa päältä voi palaverin aikana tehdä monta muuta asiaa, kuten tarkastaa ja hyväksyä laskuja tai vastailla sähköposteihin.

Kameroiden käyttö etätapaamisissa helpottaa osallistujien tunnistamisessa ja lisää läsnäoloa ja osallistumisaktiivisuutta. Toimiva keino saada tietää osallistujat on tehdä lyhyt esittäytymiskierros kokouksen aluksi, niin kaikki tietävät ketkä kokouksessa ovat paikalla. Lyhyt esittäytyminen yleensä lieventää myös jännitystä.

Osa osallistujista jättäytyy taka-alalle tai voi tuntea, ettei heitä kuulla. Myös etätapaamisissa on tärkeää kuulla kaikkia ja kysyä osallistujien mielipiteitä. Myös chat-keskustelua voi hyödyntää osallistamiseen ja pyytää mielipiteitä sitä kautta.

Liian pitkät kokoukset käyvät puuduttaviksi. Pidä siis kokoukset lyhyinä, tehokkaina ja aktiivisina.
Ja tietysti ennen lopettamista, kysy kokoukseen osallistujilta onko ihmisillä vielä jotain muuta aiheeseen liittyvää mielessä ja varmista, että kaikki tietävät mitä seuraavaksi tapahtuu. 

Opiskelen siis Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa esimiestyötä ja kuten aiemmin kerroinkin liittyy tämä blogin pitäminen Esimies sosiaalisessa mediassa kurssiin. Kurssiin ja opintoihin liittyen pitikin ottaa sosiaalisen median vaikuttaja / esimies seurantaan.

Itseasiassa toinen, jota seurasin jo aikaisemmin, on Millariikka Rytkönen. Häntä seuraan hoitotyön näkökulmasta. Hän on ollut ammattiliitto Tehyn puheenjohtajana vuodesta 2017. Koulutukseltaan hän on lähihoitaja, kätilö-sairaanhoitaja. Seurasin häntä Facebookissa, jossa seurasin häntä jo aikaisemmin ja nyt lisäsin seurantaan Instagram tilin. Millariikka on aktiivinen myös Twitterissä, mutta tätä tiliä en nyt seurantaan ottanut.  Millariikka Rytkösen Facebook tilin voi ottaa seurantaan ilman kaveruutta ja sen seuraaminen on kaikille avointa.

Hän antaa itsestään jämptin, tiukan ja ajoin hyökkäävänkin kuvan puolustaessaan hoitajien ja hoitotyön oikeuksia. Toisaalta hänen on ehkä ammattiliiton edustajana näytettävä liiton jäsenille, että hän pitää heidän puoliaan. Samalla hoituu viesti päättäjien suuntaan, että hoitajien ammattiliiton edustajana hän on tosissaan. Toisaalta sekä hänen Instragram, että Facebook sisältävät myös henkilökohtaisia asioita, kun lomamatkoja, palaneita korvapuusteja ja vapaa-ajan viettoa. Tämä tuokin inhimillisyyttä hänen sosiaalisen median profiiliinsa aktiivisena ja kantaaottavana ammattiyhdistysvaikuttajana. Hän ottaa myös kantaa paljon ajankohtaisiin puhuttaviin aiheisiin esimerkiksi tasa-arvo ja palkkatasa-arvo.

Nyt kuntavaalisen lähestyessä hän on jakanut myös Tehyn vaaleihin ja kuntavaaleihin liittyviä asioita, joissa näkyy selkeästi hänen ajamansa asiat.

Toinen seurattava henkilö on Suomen lääkäriliiton toiminnanjohtaja Kati Myllymäki. Hän on aikaisemmin työskennellyt mm. Suomen Lääkäriliiton puheenjohtajana, sosiaali- ja terveysministeriössä lääkintöneuvoksena, Kouvolan kaupungin terveysjohtajanaja myöhemmin Etelä-Savon ja Essoten johtajaylilääkärinä ja Häntä seurasin Twitterissä ja blogikirjoituksista. Facebookin puolella hän jakaa myös, mutta on selkeästi aktiivisempi Twitterissä, jonka vuoksi seuranta tapahtui Twitterissä.

Myllymäki on koulutukseltaan lääketieteen lisensiaatti ja yleislääketieteen erikoislääkäri. Hän on aktiivinen järjestötoimija ja ollut mm. Maailman lääkäriliiton presidentti ja Nuori Lääkäri -lehden päätoimittaja.

Twitterissä Myllymäki on aktiivinen ja jakaa selkeästi lääkärien ja terveydenhuollon toimintaan liittyvää materiaalia kuten terveyskeskusten rekrytointiongelmaan liittyvää asiaa ja tietysti koronapandemiaan. Toki muutama twiittaus löytyy lumitöistäkin ja suksien laitosta kesäteloille. Blogissa Myllymäki kirjoittaa mm. pandemia rokotuksista, sote-uudistuksesta ja siihen liittyvästä hoitotakuusta, seksuaalikasvatuksesta ja muista terveydenhuoltoon ja lääkärityöhön liittyvistä aiheista.

Hän antaa itsestään kuvan, että hän välittää siitä mitä terveydenhuollossa ja lääkäreillä menee. Toisaalta hän ei anna niin tiukkaa ja hyökkäävää kuvaa kuten esimerkiksi Millariikka Rytkönen. Toisaalta blogikirjoituksista välittyy selkeästi asiantuntijuus aiheesta.  Tämän voi tietysti selittää ero toimenkuvissa, sillä Rytkönen on ammattijärjestössä ja edunvalvonnassa asiantuntijana ja toisaalta Myllymäki lääkäriliiton toiminnanjohtaja ja asiantuntija, ei niinkään edunvalvoja.
 

Vaikka esimies sosiaalisessa mediassa kurssi on päättymäisillään, jatkan varmasti kummankin näiden vahvan naisen seuraamista jatkossakin, osin varmasti myös siksi, että näihin liittyvät kysymykset liittyvät omaan työhöni.

 

Sosiaalisessa mediassa en vielä ole ehkä rohkaistunut jakamaan kovinkaan paljon, vähän enemmän kuitenkin kuin aikaisemmin, niin näiden lisäksi muutamaa muutakin sosiaalista mediaa aktiivisesti käyttävää esimiestä olen käynyt katsomassa. Näitä ovat mm. Kotkan kaupungin kehitysjohtaja Terhi Lindholm ja Pyhtään kunnanjohtaja Jouni Eho. Heitä en kuitenkaan seurannut niin aktiivisesti, että olisin heidät tähän somepomo seurantaan sisällyttänyt. Itselläni sosiaalisen median käyttö on kuitenkin asia, jota olen ajatellut, että se olisi opeteltava. Vaikka kurssi varsinaisesti päättyykin, niin taidan kuitenkin jatkaa tätä blogin kirjoittamista ja sitä kautta ajatuksieni jäsentämistä.

 

So­si­aa­li­sel­la me­di­al­la (ly­hen­ne­tään usein some) tar­koi­te­taan verk­ko­vies­tin­tä­ym­pä­ris­tö­jä, jois­sa jo­kai­sel­la käyt­tä­jäl­lä tai käyt­tä­jä­ryh­mäl­lä on mah­dol­li­suus olla ak­tii­vi­nen vies­ti­jä ja si­säl­lön­tuot­ta­ja tie­don vas­taan­ot­ta­ja­na olon li­säk­si.

Somen käyt­tö on nykyään mo­nis­sa työ­teh­tä­vis­sä luon­te­vaa ja suo­si­tel­ta­vaa, eri­tyi­ses­ti sil­loin, kun sen avul­la voi­daan tuot­taa tai täy­den­tää pal­ve­lu­ja. Oikein käytettynä sosiaalinen media edesauttaa käyttäjälähtöisten palveluiden tuottamista.

Some voi toi­mia myös foo­ru­mi­na työn­te­ki­jöi­den am­ma­til­li­seen ver­kos­toi­tu­mi­seen, työn ja osaa­mi­sen ke­hit­tä­mi­seen, sekä yh­teis­työ­kump­pa­nien vä­li­seen työs­ken­te­lyyn.

Organisaatiot usein ohjeistavat työntekijöitään sosiaalisen median käytössä.
Alle olen listannut muutamia tärkeitä asioita, joiden avulla sosiaalisessa mediassa pärjää varmasti.

Ohjeita sosiaalisen median käyttäjälle:

1. Kirjoita omalla nimelläsi, ellei työpaikalla ole toisin sovittu. Mikäli kirjoitat yksityishenkilönä, tee selväksi, että mielipiteet ovat omiasi. Vastaat itse siitä, mitä julkaiset. Jos mainitset sosiaalisen median palvelun henkilöprofiilissasi työnantajasi, esiinnyt tällöin vähintäänkin organisaatiosi epävirallisena edustajana. Muista käyttäytyä sen mukaisesti.
    
2. Älä kirjoita luottamuksellisia asioita tai yrityssalaisuuksia verkossa. Jos olet epävarma, varmista ja selvitä mitkä asiat ovat organisaatiossasi julkisia ja mitkä luottamuksellisia. Älä keskustele työasioista muissa kuin työtehtäviin tarkoitetuissa ja hyväksytyissä sosiaalisissa medioissa.
    
3. Älä levitä henkilötietoja, epäasiallisia kirjoituksia tai kuvia.
    
4. Ole järkevä ja asiallinen. Osoita arvostusta lukijaa kohtaan. Luot kirjoittaessasi mielikuvaa myös itsestäsi. Vältä loukkaavia asioita.
    
5. Julkaise vastuullesi kuuluvia asioita, mikäli kirjoitat työhön liittyvistä asioita. Käsittele asioita harkiten. Muista, että työnantajan tai työtovereiden kritisoiminen somessa ei kuulu hyvään työkäytökseen.
    
6. Mieti ennen kuin julkaiset. Muista, että julkaistua ei voi peruuttaa. Verkossa kirjoituksesi voi saada laajemman julkisuuden kuin olit tarkoittanut. Ole tarkkana, sillä joskus voi olla vaikeaa erottaa yksityistä julkisesta ja henkilökohtaista ammatillisesta.
    
7. Kärkevän ja epäasiallisen keskustelun raja on häilyvä. Perustele näkökantasi asiallisesti ja vältä toisten syyttelyä. Muista, että kaikkeen kritiikkiin ei tarvitse ottaa kantaa. Pidä tarvittaessa keskustelussa tauko, ota etäisyyttä, harkitse. Mikäli teet virheen, myönnä se ja pyydä anteeksi.
    
8. Kunnioita verkkoyhteisöjen sääntöjä ja tekijänoikeuksia. Sisällön julkaisijana sinulla on oltava käyttöoikeus julkaisemaasi materiaaliin (teksti, valokuva, video, piirros, kaavio, animaatio jne.)
    
9. Tarkista käyttäjäprofiilin yksityisyyden suojaa koskevat asetukset ja muuta niitä tarvittaessa siten, että tietosi eivät leviä laajemmalle kuin haluamallesi käyttäjäjoukolle.

Täytyy sanoa, että itse en oikeastaan käytä sosiaalista mediaa työasioissani, sillä sosiaalisen median hyödyntämine on osa organisaatiomme julkista verkkoviestintää ja se on tarkoittettu organisaation toiminnasta kiinnostuneelle väestölle, potentiaalisille työntekijöille ja ammattilaisille. Organisaatiomme viestii pääasiassa organisaationa some-kanavissa ja uusia kanavia otetaan käyttöön hyvin harkitusti. Viestintä näissä menee pääsääntöisesti organisaatioviestinnän kautta. 

 

 

Esimiehen roolissa tarvitaan neuvotteluja, myös tuotekehityksessä ja vaikkapa markkinoinnissa tarvitaan neuvottelutaitoja. Varsinkin nyt korona-aikana, kun fyysisiä kontakteja pitää välttää, niin videoneuvottelutyökalut ovat enemmän kuin tarpeen ja joudutaan etsimään uusia tapoja työskentelyn jatkamiseen. Vaikka etätyöskentely rajoittakin osaa toiminnasta, erilaiset sovellukset mahdollistavat arjen jatkumisen sujuvana. Tässä tarkastelen erilaisia videopuhelu ja -palaverisovelluksia. Mikä sitten olisi oikea? 

Teams

Mikrosoft tarjoaa videoneuvotteluille Teams työkalun, joka on oikeammin kokonainen viestintä- ja yhteistyöalusta. Videoneuvottelujen lisäksi se tarjoaa yhteistyöalustan, jossa voi chattailla, luoda ryhmiä, koota ja synkronoida asiakirjoja. Ison toimittajan työkalulta sopiikin odottaa monipuolisia työkaluja, kuten näytön jakaminen, kokousten tallennsu, reaaliaikainen tekstitys (vain englanniksi), erilaiset taustakuvat, taustan sumennus ja chat-toiminto.

Teams sovellus kuuluu Outlook 365 tuoteperheeseen, joten Outlookin kalenterin kautta voikin varata videoneuvotteluja ja laittaa kutsuja. Organisaation ulkopuoliset voivat osallistua kokouksiin selaimen kautta, asentamatta Teams sovellusta. Teams sovellus sopiikin isojen, jopa 10 000 osallistujan webinaarien ja kokousten järjestämiseen. Ilmaisversiossa kokoukseen mahtuu 50 henkeä. 

Sovelluksen hyötynä voidaankin nähdä monipuolinen alusta, jossa voi järjestää ammattimaisia videoneuvotteluja näytön jako ja chat toimintoineen. Hankaluutena voitaisiin nähdä käyttöliittymä ja toiminnot, jotka voivat ensialkuun tuntua hankalilta erityisesti järjestelmänvalvojan näkökulmasta. Sovelluksen eduksi on myös nostettava sen toimivuus eri järjestelmissä olitpa sitten työkoneen ääressä tai puhelimen varassa, kokoukseen voit osallistua ongelmitta.

Zoom

Zoom on helppokäyttöinen ja hyvän käyttöliittymän omaava videoneuvottelusovellus. Zoomissa on Teamsin tapaan webinaaritoiminto, jossa puhujia voi olla jopa 100 ja seuraajia jopa 10 000. Zoomin ilmaisversiossa kokousaika on kuitenkin rajoitettu 40 minuuttiin, mikäli osallistujia on enemmän kuin kolme. Tämä voi olal joko hyöty tai haitta, ainakin kokoukset tulevat hyvin valmisteltuina, kun kokousaika on rajattu. Ilmaisversiossa kokoukseen voi osallistua 100 ihmistä kerrallaan. 

Automaattisesti luotava koodi nopeuttaa kokousten luomista, osallistujien kutsumista ja kokouksiin liittymistä. Toisaalta tämä on kuittenkin yksi työkalun tietoturvaheikkouksista. Niin kutsutuissa Zoom-bombingeissa ulkopuoliset ovat päässeet tunkeutumaan videokokouksiin ja chathuoneisiin. Sovelluksessa on myös esiintynyt bugeja, jotka ovat altistaneet käyttäjien koneet luvattomille tunkeutumisille. 

 

Slack - karsittu versio

Slack on alunperin kehitetty chattyökaluksi, mutta sillä voi soittaa puheluja avaamalla kanavan tai chatin ja klikkaamalla puhelinkuvaketta. Slack käynnistää puhelun uudessa ikkunassa ja lisää ilmoituksen chattiin. Slackin videotoiminto toimiikin parhaiten, kun osallistujia on kaksi. Yli kahden hengen neuvotteluissa videon laatu laskee. Maksullisessa versiossa neuvotteluun voi osallistua enintään 15 henkeä. Näytön jakamista Slackissa ei ole, mutta siinä on valkotaulutoiminto. 

Kaikkiaan videoneuvottelutoiminnot ovat suppeat, mutta hyötyinä voidaan nähdä, että Slack on integroitavissa moniin sovelluksiin, josta esimerkkinä Googlen kalenteri ja Teamsin videoneuvottelutyökalu. 

Hyötyjä videoneuvotteluista on esimerkiksi matkakulujen ja matka-ajan vähentyminen, jolloin työajan käyttö tehostuu. Yritykset ja organisaatiot saattavat myös näyttää olevansa ediistyksellisempiä kuin kilpailijansa.